Ridurre i costi, aumentare l’efficienza dei processi, perseguire obiettivi di sicurezza, compliance e ecosostenibilità: sono i fattori che stanno dando linfa all’innovazione del document management, con una sempre maggiore integrazione tra i processi di enterprise printing e quelli di dematerializzazione.
Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una profonda mutazione del mondo del lavoro e dei modelli che lo governano. Cambiano le modalità e i luoghi di lavoro in un contesto in cui è sempre più importante la possibilità di archiviare i documenti aziendali in ambienti sicuri e facilmente accessibili e definire in maniera corretta i flussi dei documenti all’interno dei processi aziendali in cui gli utenti devono poter continuare ad avere la possibilità di accedere con facilità sia ai documenti che ai dispositivi di stampa, sia a casa che in luoghi pubblici controllati come biblioteche, spazi di co-working, bar attrezzati, ecc. Ciò implica modificare il modello di gestione del business lungo la catena del valore del settore dell’enterprise printing e del document management.
La stampa e la gestione digitale dei documenti e delle informazioni: due sistemi complementari.
Il document management contempla due mondi che potrebbero risultare contrapposti: quello basato sui processi documentali cartacei che si appoggiano a infrastrutture di enterprise printing, e quello basato su documenti digitali. In realtà questi processi sono complementari e anche se la dematerializzazione sta via via assumendo un ruolo sempre maggiore nei processi di gestione documentale, l’utilizzo della carta non cesserà completamente.
Gli obiettivi di aumento dell’efficienza e, quindi, della riduzione dei costi, di incremento della sicurezza, di garantire la conformità a norme e standard e perseguire obiettivi di sostenibilità impongono di affrontare i temi legati all’enterprise printing e al document management in maniera specifica. Ciò significa non limitare l’analisi alla sola infrastruttura di printing ma anche ai processi documentali prevedendo una loro eventuale reingegnerizzazione.
Recuperare efficienza e ridurre gli sprechi
Poiché come detto le aziende sono alla ricerca di nuove metodologie per incrementare l’efficienza e ridurre i costi salvaguardando il livello di produttività, protezione e conformità, la strategia che si rivela più efficace è quella che contempli una analisi che abbia una visione integrata dei processi di stampa, di gestione documentale e di business: in tal senso la revisione dei processi di stampa rappresenta uno tra i fattori principali per ridurre i costi inutili e nascosti legati, soprattutto, ai comportamenti degli utenti in assenza di una chiara governance documentale.
Tale analisi potrà fornire un approccio strutturato al change management contemplando attività di consolidamento delle infrastrutture di stampa e adozione di policy di utilizzo dei dispositivi idonee a perseguire gli obiettivi efficientamento e risparmio che sono stati fissati.
Andare oltre la riduzione dei costi: sicurezza, compliance e sostenibilità
L’innovazione dei processi documentali e di stampa consente di conseguire ulteriori, importanti obiettivi oltre alla riduzione dei costi e il miglioramento del supporto ai processi e alle decisioni aziendali.
La conformità alle normative, specialmente quelle che riguardano il trattamento di dati personali e sensibili, rappresenta sicuramente il principale aspetto da tenere in considerazione durante la fase di analisi e revisione dei processi documentali, sia cartacei che digitali. È necessario prevedere un approccio che abbia maggiore consapevolezza dell’importanza della sicurezza dei dati e delle informazioni adottando nuove tecnologie e metodologie in grado di garantire l’accesso alle informazioni in maniera controllata. Adeguate policy e un approccio ibrido tra printing e dematerializzazione è in grado non soltanto di garantire la compliance alle normative ma anche di diminuire l’impatto ambientale diminuendo il numero di stampe e, quindi, l’utilizzo di materiali che hanno un impatto rilevante sull’ambiente (carta, toner, materiali di scarto, energia).
L’avvento di processi nativamente digitali come la fatturazione elettronica, l’e-procurement, l’e-government o l’e-commerce stanno spingendo sempre più le aziende verso l’automazione dei processi documentali, integrando documenti cartacei e digitali in workflow elettronici affrontando un percorso di innovazione che consente alle aziende di adottare un approccio per processi alle attività aziendali e, di conseguenza, alla gestione documentale rendendola maggiormente in grado di sostenere obiettivi di flessibilità ed efficienza dei processi di business.